BPM & BPMN 2.0
BPM là gì?
BPM là viết tắt của "Business Process Management", tức Quản lý Quy trình Kinh Doanh. Đây là một khuôn khổ hệ thống được sử dụng để cải thiện và tối ưu hóa liên tục các quy trình kinh doanh của một tổ chức. Mục đích của BPM không chỉ là tự động hóa các tác vụ lặp lại mà còn nhằm đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả nhất có thể để tăng cường hiệu suất tổng thể của tổ chức.
BPM bao gồm việc xác định, mô hình hóa, triển khai, theo dõi, và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, và nó có thể bao gồm sự hỗ trợ từ công nghệ thông tin. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là một phần của giải pháp, quan trọng hơn là cách thức mà các quy trình được quản lý và cải tiến liên tục để đạt được mục tiêu chiến lược.
BPM giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về các hoạt động nội bộ của mình, cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách các quy trình làm việc và tương tác lẫn nhau, và tìm ra những cách thức để cải tiến các quy trình đó nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí.
S-WORK là một hệ thống số hóa quy trình doanh nghiệp, lấy tư duy của BPM làm cốt lõi (core) để triển khai hệ thống, tuân thủ tuyệt đối theo các quy định thông lệ của quốc tế.
Vòng đời của BPM
Vòng đời của BPM bao gồm một số giai đoạn chính để phát triển, triển khai và quản lý các quy trình kinh doanh. Vòng đời của BPM gồm các giai đoạn sau:
Thiết kế (Design): Giai đoạn này bao gồm việc định nghĩa và thiết kế lại các quy trình kinh doanh. Các nhà quản lý quy trình và các bên liên quan sẽ xác định các yêu cầu và mục tiêu của quy trình, thiết kế sơ đồ quy trình, và xác định các tiêu chí đầu vào/ra. Thiết kế sẽ tập trung vào việc làm cho quy trình rõ ràng, hiệu quả và có khả năng đáp ứng các yêu cầu kinh doanh. Đây là giai đoạn doanh nghiệp rà soát lại các quy trình sẽ triển khai trên S-WORK, do đó, doanh nghiệp cần phải có quy trình đã được ban hành trước, cần rà soát lại để có thể tin học hóa được.
Mô hình hóa (Model): Sau khi thiết kế, quy trình sẽ được mô hình hóa bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật mô hình hóa quy trình kinh doanh để tạo ra một biểu diễn trực quan. Mô hình hóa giúp làm rõ các bước của quy trình và tương tác giữa chúng. Điều này cho phép nhìn nhận các cải tiến tiềm năng trước khi quy trình được triển khai. Đây là giai đoạn doanh nghiệp sử dụng tính năng thiết kế quy trình trên S-WORK để mô hình hóa quy trình (bao gồm luồng quy trình, tác vụ, chia bài, SLA, checlist file hồ sơ,...)
Thực thi (Execute): Giai đoạn này là khi quy trình được chuyển từ mô hình lý thuyết sang thực tiễn. Các quy trình có thể được tự động hóa sử dụng phần mềm, hoặc thực hiện thủ công bởi nhân viên. Việc triển khai quy trình có thể cần đến sự tham gia của công nghệ, đào tạo nhân viên, và cập nhật các hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn doanh nghiệp sử dụng S-WORK vào đời sống doanh nghiệp bằng việc sử dụng các chức năng khởi tạo quy trình, hộp thư đến, tìm kiếm hồ sơ.
Theo dõi (Monitor): Giai đoạn theo dõi là khi tổ chức thu thập dữ liệu về hiệu suất quy trình thông qua các chỉ số đã định trước. Điều này bao gồm việc giám sát quy trình để xác định các vấn đề, gián đoạn, hoặc các cơ hội để cải thiện. Đây là giai đoạn doanh nghiệp sử dụng S-WORK cho việc theo dõi, kiểm soát các điểm tắc nghẽn thông qua các báo cáo gồm các chức năng Quản lý tác vụ, Bảng điều khiển hệ thống, Báo cáo tổng hợp.
Tối ưu hóa (Optimize): Dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình theo dõi, quy trình có thể được tối ưu hóa để cải thiện hiệu suất. Giai đoạn này có thể bao gồm việc điều chỉnh quy trình, thay đổi các bước, giảm thiểu lãng phí, hoặc giải quyết các vấn đề đặc biệt. Tối ưu hóa là một quá trình liên tục và có thể dẫn đến các chu kỳ lặp lại của các giai đoạn trước. Đây là giai đoạn doanh nghiệp sau khi sử dụng S-WORK và sử dụng các thông tin theo dõi để đưa ra quyết định tối ưu hóa quy trình, nếu có sự thay đổi nào liên quan thì cần thực hiện lại các bước trên (thiết kế, mô hình hóa, thực thi tương ứng với việc trong thực tế là ban hành quy trình, quy định, hướng dẫn bằng văn bản (design), chỉnh sửa trên hệ thống S-WORK(model), và áp dụng vào thực tế (execute)).
BPMN là gì?
Để thiết kế quy trình (Phần mô hình hóa), tổ chức BPMI đã cho ra đời BPMN 2.0 (phiên bản hiện tại đang dùng trên toàn thế giới) vào năm 2011 (Nguồn wikipedia). BPMN là viết tắt của Business Process Modeling Notation. “Notation” nghĩa là ký hiệu. Tức BPMN là tập hợp các ký hiệu chuẩn để mô tả quy trình của doanh nghiệp.
Lợi ích khi triển khai BPMN
Trong quá trình thiết kế và triển khai quy trình nghiệp vụ cho nhiều tổ chức, việc truyền đạt thông tin giữa các bên liên quan thường xuyên xảy ra khoảng trống. Lý do có thể đến từ việc hai bên làm việc trong hai lĩnh vực khác nhau, ngôn ngữ và cách mô tả chưa rõ ràng, thông tin truyền tải chưa đầy đủ,...
Vậy thì với BPMN, xây dựng quy trình kinh doanh dưới dạng sơ đồ trực quan sẽ mang lại nhiều lợi ích như sau:
- Đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ phức tạp:
- BPMN sử dụng các mô hình và ký hiệu để xây dựng quy trình nghiệp vụ dưới dạng sơ đồ trực quan sẽ giúp lược bỏ các chi tiết không cần thiết, giữ lại cốt lõi để cuối cùng nhìn thấy được quy trình một cách rõ ràng. Từ đó, chuyên viên phân tích dễ dàng phân tích và tối ưu hóa các hoạt động, tìm ra các vấn đề và cải thiện hiệu suất.
- Ngôn ngữ chung giúp giao tiếp và cộng tác dễ dàng hơn
- BPMN có thể được coi là cầu nối giữa toàn bộ đội ngũ triển khai dự án. Khách hàng, nhà phân tích và khối kỹ thuật đều có thể đọc hiểu được sơ đồ BPMN.
- BPMN giúp nhà phân tích sau khi đi khảo sát quy trình nghiệp vụ, có thể truyền đạt lại cho nhiều người mà không cần mô tả lại nhiều lần. Cũng tránh được tam sao thất bản.
- Quản lý sự thay đổi:
- Trong quá trình triển khai phần mềm, các thay đổi thường được yêu cầu để thích ứng với nhu cầu kinh doanh đang phát triển. Sơ đồ BPMN cung cấp sự trình bày trực quan về các quy trình dưới dạng sơ đồ. Điều này cho phép các thành viên của dự án theo dõi các thay đổi trong quy trình và tác động của những thay đổi đó, kết quả là so sánh được quy trình ban đầu, quy trình đề xuất và nhìn nhận được hiệu quả trong việc thay đổi quy trình đó.
Tóm lại, việc sử dụng BPMN trong triển khai dự án mang lại sự rõ ràng, hiệu quả và đồng nhất trong việc mô hình hóa, phân tích và triển khai quy trình kinh doanh, đóng góp vào sự thành công của dự án.
Các phần tử cơ bản trong BPMN được áp dụng trong S-WORK
Swimlanes (Đường bơi)
STT | Phần tử | Mô tả | Ký hiệu |
1 | Đường | Đường đại diện cho người tham gia (là cá nhân hoặc một vai trò) tham gia quy trình. Là một vùng chứa. |  |
2 | Làn | Làn đường là phân vùng con trong quy trình, đôi khi nằm trong Pool. Được sử dụng để tổ chức hoặc phân loại hoạt động. |  |
Đối tượng trên luồng
STT | Phần tử | Mô tả | Ký hiệu |
1 | Sự kiện | Là điều gì đó "xảy ra" trong một quy trình. Các sự kiện này ảnh hưởng đến flow của mô hình và thường có nguyên nhân (kích hoạt) và tác động (kết quả). |  Sự kiện bắt đầu (khởi tạo)  Sự kiện kết thúc |
2 | Tác vụ | Là thuật ngữ chung cho hoạt động được thực hiện trong một quy trình. Tác vụ:
|  Tác vụ
|
3 | Phân nhánh | Sử dụng để kiểm soát các quy trình chảy thông qua các luồng tuần tự khi chúng hội tụ và phân kỳ trong một Quy trình. Xác định phân nhánh, rẽ nhánh, hợp nhất và nối các hướng dẫn. Một phân nhánh duy nhất có thể có nhiều luồng đầu vào và nhiều luồng đầu ra. Phân nhánh gồm 2 loại chính:
|  Phân nhánh loại trừ  Phân nhánh song song |
4 | Kết nối | Đối tượng kết nối chỉ rõ đường phải đi (tuần tự) hoặc nhánh sẽ rẽ. |
|
Bình luận