Thiết kế màn hình

Thiết kế màn hình là tính năng cho phép bạn thiết kế tác vụ (user task), gồm các điều khiển (control), bố cục (layout), là đầu vào của dữ liệu trong luồng, biểu mẫu, báo cáo và các thống kê khác.

Để vào thiết kế tác vụ bạn cần nhấn đúp (double click) lên biểu tượng của tác vụ trên phần thiết kế quy trình, cửa sổ popup sẽ hiển thị để bạn thiết kế.

Thiết kế màn hình

Trong thiết kế màn hình chia thành 4 vùng thông tin là vùng phần tử điều khiển, vùng hiển thị, vùng thuộc tính phần tử và vùng nút nhấn.

Các nội dung bôi màu xanh thường sử dụng.

Các nội dung bôi màu vàng thường ít sử dụng.

Các nội dung bôi màu đỏ thường không mấy khi sử dụng.

Vùng phần tử điều khiển

• Thành phần cơ bản: Là các thành phần điều khiển (control) như nhập liệu/văn bản/nhập số/...

Danh sách các thành phần cơ bản

Tên thành phần	Biểu tượng	Mục đích	Các thuộc tính chính
Nhập liệu		Dành cho việc nhập liệu đơn dòng	Tên trường Mã trường Các thuộc tính hoạt động Tiếp đầu ngữ và hậu tố
Văn bản		Dành cho việc nhập liệu đa dòng	Tương tự như nhập liệu
Nhập số		Dành cho việc nhập liệu số	Tương tự như nhập liệu và thêm bước, giá trị tối thiểu, tối đa
Lựa chọn		Dành cho chọn dữ liệu trong danh sách, chọn đơn hoặc đa	Tương tự như nhập liệu và thêm cấu hình lựa chọn
Hộp kiểm		Dành cho chọn dạng tích chọn	Tương tự như lựa chọn
Hộp đơn		Dành cho chọn dạng lựa chọn đơn	Tương tự như hộp kiểm
Chọn ngày		Dành cho dạng chọn theo ngày tháng năm	Định dạng thời gian
Điểm		Dành cho dạng vote điểm	Giá trị tối đa Mặc định
Thanh trượt		Dành cho dạng trượt để chọn giá trị	Bước/Giá trị tối thiểu/Giá trị tối đa/Mặc định
Tải tệp lên		Dành cho trường hợp muốn tải lên bất cứ tệp nào
Tải ảnh lên		Dành cho trường hợp tải lên ảnh
Nhập bảng		Cho phép nhập theo dạng bảng (như excel), với mỗi cột là một kiểu thành phần
Đa lựa chọn		Tương tự hộp kiểm nhưng cho phép nhiều lựa chọn
Siêu văn bản		Cho phép nhập kiểu siêu liên kết (html)
Công tắc		Cho phép lựa chọn có/không
Cảnh báo		Cho phép hiển thị thông tin trên màn hình (chỉ để xem)
Dòng chữ		Cho phép hiển thị một vài dòng thông tin trên màn hình (chỉ để xem)
HTML		Cho phép hiển thị định dạng Web trên màn hình (chỉ để xem)

• Thành phần bố trí: Là các thành phần bố cục (layout) dùng để gom nhóm, phân tách các điều khiển trên màn hình tác vụ

Danh sách các thành phần bố trí

Tên thành phần	Biểu tượng	Mục đích	Các thuộc tính chính
Vạch chia		Ngăn cách vùng dữ liệu trên màn hình tác vụ	Vị trí trường
Bố trí thẻ		Gom các thành phần cơ bản vào một vùng chứa
Bố cục tab		Gom các thành phần cơ bản thành một hoặc nhiều tab trên màn hình	Danh sách tab Vị trí tab
Bố cục lưới		Gom các thành phần cơ bản thành dạng lưới (hàng, cột)	Khoảng cách lưới Cấu hình cột
Bố cục bảng		Gom các thành phần cơ bản thành dạng bảng (table)

Vùng thuộc tính phần tử

Danh sách các thuộc tính thường gặp và ý nghĩa tương ứng

• Nhóm các nút: Là các nút trên màn hình dùng để lưu, xem thông tin màn hình bạn đã thiết kế.
• Thông tin về thuộc tính màn hình và các thành phần: Dùng để thay đổi các thuộc tính (properties) của các thành phần. Khi bạn thay đổi các thuộc tính này thì các thành phần sẽ hiển thị biến đổi theo ngay lập tức.

Vùng hiển thị

Là vùng hiển thị màn hình tác vụ dạng thiết kế (design), bạn có thể kéo thả phần tử từ vùng phần tử điều khiển (drag & drop), hoặc nhấn nút sao chép (copy) để thêm phần tử mới hoặc nhấn nút xóa (delete) để xóa phần tử đã cho trong vùng hiển thị.

Ngoài ra khi chọn phần tử thì vùng thuộc tính phần tử sẽ hiển thị các thuộc tính tương ứng của phần tử này.

Vùng nút nhấn

Vùng nút nhấn có các nút từ trái sang phải như sau:

• Lưu màn hình: Khi bạn nhấn nút này thì toàn bộ các phần tử trong phần hiển thị sẽ được lưu vào vùng dữ liệu của hệ thống.
• Sao chép tác vụ: Sao chép tác vụ cho phép bạn lấy vùng hiển thị của một tác vụ khác trong quy trình để sao chép cho tác vụ hiện tại. Với việc sao chép này thì khi chạy thực tế, dữ liệu nhập của tác vụ hiện tại sẽ được sao chép theo tác vụ kia (trong trường hợp lần đầu tiên chạy của hồ sơ)
• Xem trước: Nhấn vào nút xem trước cho phép bạn xem trước (preview) tác vụ vừa thiết kế (dù bạn lưu hay chưa lưu màn hình), ngoài ra, xem trước còn cho phép bạn kiểm thử thêm tính năng quan trọng khác là in các báo cáo mẫu, bạn nên kiểm thử in khi có báo cáo mẫu để tránh trường hợp bị lỗi khi chạy thực tế.
• Đặt lại: Nhấn vào tính năng này sẽ xóa trắng vùng hiển thị (reset), do đó bạn nên cân nhắc khi sử dụng nút nhấn này.
• Thu hồi: Nhấn nút này cho phép bạn thu hồi lại lệnh vừa thực hiện (tương tự như undo trên phần mềm office)
• Làm lại: Ngược lại với nút thu hồi.

Thiết kế khác

Thiết kế khác liên quan đến các tính năng trong tác vụ người dùng như chia bài, SLA, checklist, cấu hình văn bản mẫu (template).

Cấu hình chia việc/SLA

Cấu hình chia việc dùng để thiết lập tác vụ này sẽ được chia theo hình thức nào, và chia cho những nhóm/người dùng nào. Ngoài ra SLA (Service Level Agreement) là thời gian cam kết hoàn thành tác vụ này (tính theo phút).

*Kiểu chia việc: 

• Chia đều công việc trong nhóm người dùng: Là kiểu chia đều hồ sơ cho những người dùng thuộc các nhóm người dùng này (RoundRobin). Tức hồ sơ được chia đúng 1 người dùng trong nhóm người dùng này theo dạng chia đều.
• Chia sẻ công việc trong nhóm người dùng: Là kiểu chia sẻ công việc cho những người dùng thuộc các nhóm người dùng này (ShareInbox). Tức hồ sơ có thể được thấy bởi tất cả người dùng thuộc nhóm người dùng này, nhưng khi một người đã nhận thì những người còn lại không thấy và truy cập hồ sơ này nữa.
• Chia công việc trực tiếp: Là kiểu chia thẳng hồ sơ cho một hoặc một số người cụ thể (Direction). Tức hồ sơ sẽ được thấy bởi những nhân sự cụ thể đó, nhưng khi một người đã nhận thì những người còn lại không thấy và truy cập hồ sơ này nữa.
• Chia công việc cho người trước: Là kiểu chia thẳng hồ sơ cho người vừa xử lý tác vụ trước hoặc khởi tạo trước đó (LastAssign).

Nhóm người dùng được giao/Chọn người được giao: Lựa chọn các nhóm người dùng hoặc các người dùng cụ thể tương ứng.

*Thời gian cam kết (SLA) phút: Là thời gian tổng cộng tác vụ này đã xử lý cần phải dưới thời gian cho phép thì được tính là đạt SLA, trường hợp không tính thời gian (không cam kết SLA) thì đặt 0 phút.

Cấu hình checklist tài liệu

Cấu hình checklist dùng để thiết lập các loại tài liệu được phép tải lên (upload), trong đó những loại tài liệu nào bắt buộc phải upload (bắt buộc).

Vùng bên trái: Cho phép bạn lọc/thêm các nhóm tài liệu, tài liệu chưa đưa vào checklist của tác vụ này. Để đưa vào checklist bạn nhấn vào lựa chọn dòng tài liệu tương ứng.

Vùng bên phải: Hiển thị các tài liệu thuộc checklist của tác vụ, lưu ý nếu bạn muốn bắt buộc thì chọn tài liệu đã cho (tìm kiếm hoặc chọn đúng dòng tương ứng) rồi nhấn vào ô tích bắt buộc tại dòng tài liệu đã cho. Ngoài ra, bạn có thể kéo thả thứ tự xuất hiện tệp tài liệu bằng cách nhấn giữ vào nút biểu tượng + ở đầu mỗi dòng và kéo lên xuống dòng tương ứng. Để loại bỏ tài liệu này khỏi checklist thì bạn nhấn vào Bỏ chọn tại dòng tương ứng.

Cấu hình văn bản mẫu

Cấu hình văn bản mẫu là việc thiết lập in tệp hồ sơ theo mẫu (template) cho trước, việc này thường áp dụng cho các mẫu như giấy yêu cầu vật tư, giấy nghỉ phép,... Miễn sao mẫu đó là dạng word. Tệp hồ sơ được xuất ra sẽ ở dạng word hoặc pdf = mẫu word + dữ liệu trên màn hình.

Vùng bên trái là các văn bản mẫu chưa chọn để in cho tác vụ. Có thể thêm (nhấn nút "Thêm mới văn bản mẫu") hoặc hiệu chỉnh (chọn dòng tương ứng) văn bản mẫu.

Vùng bên phải là các văn bản mẫu đã được chọn để in cho tác vụ, khi in xong thì sẽ ghi vào tệp hồ sơ checklist nào thì chọn "Ghi vào tệp tài liệu" tương ứng.

Tạo mới/Hiệu chỉnh văn bản mẫu

*Tệp mẫu: Tải lên văn bản mẫu đã cấu hình.

Diễn giải: Diễn giải về văn bản mẫu.

*Loại xuất ra: Loại xuất ra (Xuất word sẽ xuất ra file word .xlsx/Xuất Pdf sẽ xuất ra file pdf .pdf)

Danh sách các trường đơn thuộc màn hình: Liệt kê các trường thông tin đơn trong tác vụ (như kiểu nhập liệu, số, ngày tháng,...), phục vụ cho việc thiết lập trường đơn trong văn bản mẫu.

Danh sách các trường trong bảng thuộc màn hình: Liệt kê các trường thông tin lặp lại trong tác vụ (kiểu bảng), phục vụ cho việc thiết lập bảng lặp lại trong văn bản mẫu.

Cấu hình trong file word

• Kiểu trường đơn: Lấy thông tin ở các trường đơn ở tab "Danh sách các trường đơn thuộc màn hình"

• 

  Kiểu trường trong bảng: Lấy thông tin các trường ở tab "
  Danh sách các trường trong bảng thuộc màn hình"

  

• Vùng bảng:

1. Để thiết lập quy định vùng bảng, bạn cần thêm menu "Developer" cho microsoft word như sau (Lưu ý: Chỉ cần thực hiện 1 lần):

• Nhấn vào File/Options mở ra cửa sổ Word Options.
• Chọn Customize Ribbon sau đó tích chọn vào Developer

     2. Chọn bảng cần thiết lập bằng cách nhấn đúp vào bảng, tiếp đến chọn biểu tượng Aa, sau đó nhấn vào nút Properties, lúc này cửa sổ "Content Control Properties xuất  hiện.

3. Nhập/Sao chép tên bảng trong tab "Danh sách các trường trong bảng thuộc màn hình" vào ô Title và Tag, sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Bước 2 và 3 lặp lại cho các bảng khác mà bạn muốn cấu hình.

Lưu ý: Bạn nên sử dụng nút chức năng xem trước để in thử các mẫu này, tránh trường hợp khi chạy thực tế bị lỗi không kiểm soát được.

Các trường đơn và các trường trong bảng được bao trong cặp {{}}, ví dụ {{nhap__nhap_lieu_1}}. Riêng tên bảng là tên hiển thị, ko bao trong cặp. Bạn nên nhấn nút biểu tượng sao chép để tránh sai sót (Với các trường đơn, trường trong bảng), với tên bảng nên nhấn đúp vào cột "Tên bảng cho biểu mẫu". Trường hợp bạn làm sai thì việc in ra sẽ không như kỳ vọng, lúc này cần rà lại thật kỹ các bước đã thực hiện.